BÖWE řešení na klíč
V tvrdém konkurenčním boji mohou obstát jen takové subjekty, které jsou schopny doplnit poskytované služby o významnou přidanou hodnotu – o servis v tom nejširším slova smyslu. V následujícím článku se vám pokusíme tento smysl přiblížit.
Na začátku je ANALÝZA
Na začátku každého řešení musí vzniknout velmi otevřený dialog mezi klientem a potencionálním poskytovatelem služeb. Analýza vstupních informací a zejména požadovaného výsledku je první krok, bez kterého se zodpovědná investice neobejde. Nejde jen o to, jak nastavit technologické řešení, aby zvládlo potřebný objem v požadovaném čase. Jde zejména o to, jak optimalizovat řízení procesů, aby se vstupní investice co nejdříve vrátila.
Naše společnost, jako jediná na světě, disponuje kompletním know how v oblasti Mailroom Managementu, vám velmi ráda poskytne pomocnou ruku při konzultaci o optimálním nastavením procesního řetězce vaší společnosti.
Náklady vašeho mailroomu jsou jako LEDOVEC
Před samotnou analýzou toku dokumentů by měl každý klient vědět, že náklady na mailroom se chovají na základě principu ledovce. Z celkových finančních vstupů, které vynakládají společnosti, jako jsou bankovní domy, pojišťovny, dodavatelé médií, na mailing je pouze 15 – 17% tvořeno výrobními náklady, jako jsou režie, mzdy, obálky, tisky, software a hardware. Více jak 80% nákladů však tvoří poštovné. Pokud chtějí tyto společnosti ušetřit a tím si zvýšit svůj hospodářský výsledek, měly by se snažit o zredukování nákladů na poštovné. Tyto náklady lze ovlivnit několika způsoby. Dnes se zaměříme na dva z nich:
1. Je nutné vhodně zvolit poskytovatele doručovacích služeb, což v praxi znamená, že nemusíte být odkázáni na jediného poskytovatele služeb. V dnešní době je zcela přirozené, používat kromě dominantního doručovatele i alternativní operátory. Ideální cesta je oba typy poskytovatelů kombinovat.
2. Neméně důležité je zajistit si tzv. technologickou slevu, a to díky vhodně postavenému řešení. Technologická sleva je poskytována tehdy, pokud zadavatel připraví doručovateli písemnosti v přetříděném stavu, a to nejen dle velikostí obálek, ale i podle jejich gramáže a navíc roztříděné dle poštovních směrovacích čísel, či dokonce na doručovatele. I v této oblasti jsme připraveni podat vám pomocnou ruku.
Jak snížit náklady?
Nejdříve uveďme pár čísel. Řekněme, že významná společnost, která doručuje výpisy svým klientům, zašle za měsíc jeden milion obálek. Poštovné v takovém případě činí 10 milionů korun za měsíc. Z celkového počtu rozeslaných obálek tvoří minimálně 10% obálek duplicity, tedy výpisy, které pochází ze dvou různých zdrojů (různých účtů) k jedinému klientovi. Pokud by byly výpisy setříděny již na vstupní úrovni, ušetřila by taková společnost více jak 12 milionů korun za rok. Mnoho společností se již roky potýká s problémem konsolidace dat v databázových systémech. Konsolidace dat se odvíjí na dvou úrovních. Za prvé se jedná o konsolidaci dat na úrovni databází. Za druhé se jedná o konsolidaci dat na úrovni výstupních dokumentů.
BÖWE One
BÖWE One má díky modulům DATA MANAGEMENT a POSTAGE MANAGEMENT právě pro tyto případy spolehlivé a efektivní řešení. Jedná se o Softwarovou aplikaci, která dokáže setřídit vstupní data ještě před tím, než vstoupí do procesu přípravy tisků výpisů a jejich následného obálkování a rozesílání. Tato konsolidace dat dokáže na vstupní úrovni pracovat s nejrůznějšími elektronickými formáty a databázemi, a to ať se jedná o klasické Office dokumenty, PDF soubory, výstupy ze SAP, případně s HTML formáty. Po té, co dojde k jejich analýze a převodu do jednotného datového systému, náš softwarový produkt připraví datové zdroje k jejich distribuci a jsou připraveny do mailingového procesu. Mailingový proces pak setříděná data dokáže přiřadit do několika oblastí. Samozřejmostí je příprava pro centrální tisk, nezbytností je archivace. Ale to není zdaleka vše. V moderní době elektronické komunikace lze data využít i pro e-mail a samozřejmě pro internetové aplikace nebo elektronický platební systém. A návratnost takového řešení? Investice do inteligentního softwarového řešení se investorovi vrátí za půl roku…
BÖWE One-Software, který hlídá tok dokumentů.
Snížení finančních nákladů jde ruku v ruce s řízením a kontrolou celého procesu. BÖWE se této oblasti věnuje již řadu let a neustále vyvíjí své softwarové systémy, které dohromady tvoří jedinečný celek, nazvaný BÖWE One. Uvedený software dokáže řídit komplexní Mailingový proces, a to od již zmíněné konsolidace dat a jejich přípravy pro samotný tisk, až po obálkování výpisů a následné strojní třídění obálek na straně poštovních operátorů. Nesmírnou devízou je schopnost sledování a hlídání celého procesu, a to v jakékoli jeho části. Obsah obálky musí být správný s nulovou tolerancí chyb a musí se dostat do rukou správného adresáta. V okamžiku, kdy jsou všechny dokumenty v rukou doručitele však celý proces nekončí. Auditní modul SW BÖWE One vám poskytne informaci o tom, zda dokument správně prošel tiskovým, obálkovacím, třídícím i doručovacím procesem.
Resumé
Je zřejmé, že v dnešní době je nutné vnímat veškeré výrobní procesy komplexně. Cílem BÖWE je ukázat svým klientům, že ať už se pustí kteroukoli cestou, která z nich je ta nejefektivnější!
